Starten met Office 365? Dit zijn de te volgen stappen

Geschreven door  Office 365 Experts op 02 april 2015

Wilt u overstappen op Office 365 dan zijn er enkele zaken waarmee u rekening dient te houden. Volg dit stappenplan voor een vlotte migratie.

Stap 1 - Het juiste Office 365 abonnement kiezen

De eerste stap die u dient te nemen wanneer u de overstap naar de cloud en Office 365 plant is bepalen welk Office 365 licentie type geschikt is voor uw organisatie. Microsoft biedt verschillende abonnementen die e-mail combineren met andere diensten als Lync, SharePoint en Office 2013 Professional Plus. Het is mogelijk om voor verschillende formules te kiezen, naargelang de noden van uw gebruikers. 

Office 365 experts kan u adviseren in de keuze voor het meest geschikte abonnement.

Welke informatie moet u Office365experts.be bezorgen voor deze stap?

1. Het totaal aantal gebruikers in uw organisatie

2. Het type gebruiker : Segmenteer uw gebruikers; werken zij full time of part time, werken zij steeds mobiel of zijn er gebruikers die in onderaanneming voor u werken en bijvoorbeeld enkel e-mail gebruiken?

Moet u overstappen op Office 2013?

Als sommige van uw gebruikers met verschillende Office versies werken, of erg oude versies van Office, dan overweegt u best een upgrade van uw Office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Access). Er zijn Office 365 abonnementen die een licentie voor Office 2013 Professional Plus bevatten. 

Stap 2 - Office 365 compabiliteit en review

Eens u bepaald heeft welke licenties voor u geschikt zijn, kan Office365experts nagaan of uw bestaande systemen en netwerk de minimale specificaties hebben en compatibel zijn met Office 365.

Welke informatie moet u Office365experts.be bezorgen voor deze stap?

   - Het type computers dat gebruikt wordt (PC of MAC)
   - Het besturingssysteem op deze computers (Windows XP, Vista, 7, ...)
   - Het aantal locaties en netwerk type op elke locatie
   - Microsoft Office versies (2003, 2007, 2010, ...)

Stap 3 - Bestel uw Office 365 licenties

Office365experts kan de licenties voor u bestellen. Vanaf dat moment staan wij geregistreerd als uw persoonlijk adviseur. Wij bieden verschillende aanvullende diensten zoals Office 365 ondersteuning.

Stap 4 - Uw Microsoft Office 365 Admin account en portal opzetten

Eens de nodige licenties besteld en toegekend zijn kan office365experts al uw gebruikers instellen in uw Office 365 portal.

Welke informatie moet u Office365experts.be bezorgen voor deze stap?

   - Lijst van alle gebruikers en e-mail adressen
   - Vereisten voor gedeelde kalenders of distributielijsten
   - Email aliassen

U kan uiteraard ook toegang voorzien tot uw bestaande e-mail service zodat we deze informatie zelf kunnen ophalen.

Stap 5 - DNS beheer

Microsoft vereist een verificatie van uw domein alvorens u kan starten met Office 365. Office365experts kan dit verificatieproces voor u doen en de nodige DNS records instellen.

Welke informatie moet u Office365experts.be bezorgen voor deze stap?

   - De account gegevens van uw DNS host provider

Indien u niet weet wie uw DNS host is, dan kan office365experts de DNS gegevens opzoeken voor u. Contacteer ons indien u hulp nodig heeft.

Stap 6 - Bepaal de migratie datum

Nu uw Office 365 accounts opgezet zijn en uw domein geverifieerd werd, kan u een datum bepalen om de overstap van uw oude e-mail dienst naar de nieuwe door te voeren. Er zijn enkele factoren om rekening mee te houden:

   - Downtime voor eindgebruikers: alhoewel de overstap vrijwel meteen doorgevoerd wordt, adviseren wij een marge van 30 minuten in acht te nemen vooraleer de Office 365 email service volledig actief is en emails kan gaan ontvangen. Het kan enige tijd duren eer de oude e-mails verplaatst zijn naar uw Office 365 account.

   - Grootte van het oude e-mail bestand: afhankelijk van de grootte van het e-mail bestand en uw netwerk kunnen we inschatten hoelang het zal duren om uw data te migreren.  Aan de hand van deze schatting kan het tijdstip voor de migratie vastgelegd worden, bijvoorbeeld gedurende het weekend.

Stap 7 - Informeer uw eindgebruikers

Nu de datum voor de migratie vastgelegd is kan u de geplande wijzigingen communiceren naar uw eindgebruikers. Het is belangrijk dat zij weten waarom u kiest voor Office 365 en wat de voordelen ervan zijn, voor de organisatie en voor hen. Welke informatie kan u hen bieden?

   - De voordelen van Office 365
   - De migratie datum
   - Instructies wanneer zij voor het eerst inloggen bij Office 365
   - Een contactpersoon indien zij vragen hebben. U kan een overeenkomst afsluiten met office365experts voor de ondersteuning van uw eindgebruikers.

Office365experts kan u de nodige informatie voor uw eindgebruikers bezorgen.

Stap 8 - Email migratie

Nog voor de migratie datum kan gestart worden met het migreren van historische data. Dit is vooral handig wanneer er grote hoeveelheden data moet overgezet worden of wanneer er beperkingen zijn wat betreft de bandbreedte van het netwerk. Office365experts beschikt over de nodige tools om te verzekeren dat uw data veilig en volledig gemigreerd wordt.

Stap 9 - Overstap op Office 365

Het tijdstip van de migratie. Deze stap neemt bij een goede voorbereiding minder dan 30 minuten in beslag. Eens deze stap compleet is kunnen uw gebruikers inloggen op hun Office 365 account volgens de instructies die zij in de communicatie ontvingen.

Stap 10 - Ondersteuning en training

U gebruikt nu Office 365 en ontvangt en verzendt emails zoals u dat gewend bent. Uw werkdag werd bovendien niet onderbroken. Toch heeft u wellicht vragen bij sommige zaken die er wat anders uitzien, of wanneer u bijvoorbeeld e-mails wil ontvangen op uw mobiele apparaten.

Office365experts kan u en uw gebruikers hiervoor de nodige telefonische ondersteuning bieden en vanaf afstand de nodige aanpassingen doorvoeren. Daarbovenop kan ook de nodige training voorzien worden zodat u zeker bent dat uw gebruikers de mogelijkheden van Office 365 ten volle benutten.

Contacteer ons voor advies bij uw migratie.

 

Office 365 Experts
Over de auteur...